07 dicas: Gestão de clínicas de diagnóstico por imagem

Muitos médicos quando saem da universidade tem o sonho de empreender na medicina, sobretudo aqueles formados em radiologia que exergam grande potencial na gestão de clínicas de diagnóstico por imagem.

Então,  para estes que se especializam em diagnóstico por imagem existem 3 opções de modelos de trabalho:
•  atuar em uma clínica ou laboratório como profissional CLT não tendo preocupações com a gestão de clínicas
• ser sócio sem dividir os desafios da gestão de clínicas
• criar e ter a gestão da sua clínica de forma autonoma .

Dando o primeiro passo

Ao montar um consultório ou ao criar uma clínica , o médico se torna um empresário.

Empreender é concretizar um sonho.

Em uma pesquisa recente numa residência em centro de referência de radiologia, detectou-se que pelo menos 1/3 desses residentes pretendem empreender ou seja , ter agestão de clínicas em suas mãos.

O empreendedorismo é cada vez mais um desejo das novas gerações.

Sendo assim, seja para quem tem uma clínica, e já sabe quais são as dores do empreender, ou para quem está começando, aqui vão 7 dicas de como empreender da maneira eficiente e sustentável.

1. Como iniciar garantindo a demanda de trabalho quando o médico é pouco conhecido?

Dois caminhos mais seguros para se criar uma clínica é escolher uma nova cidade ou um novo local, onde exista demanda maior que o número de clínicas de imagem ou então, onde ainda não exista nenhuma.

Outro modo é assumindo essa demanda em um hospital ou centro de saúde, demanda essa garantida por pacientes hospitalizados de multiespecialidades.

Neste segundo cenário, a probabilidade do récem médico gestor se deparar com casos mais difíceis e desafiadores são maiores e isso proporcionará oportunidade a equipe de demonstrar a qualidade do atendimento prestado  perante aos médicos solicitantes.

Além disso, o fato de atuar dentro de uma estrutura de saúde já credenciada, facilita transpor a barreira de entrada (que é o credenciamento de convênios).

Neste sentido, é correto afirmar que o hospital é um verdadeiro "berçário" para uma clínica que se inicia.

Os desafios do credenciamento

Para credenciar um  novo convênio é muito importante treinar e orientar um colaborador que seja da área administrativa,  para exercer a relação comercial com as operadoras, ficando atento a:

• buscar novos credenciamentos seja para a unidade matriz ou para uma nova unidade;
• entender a enorme  responsabilidade que cada gestor médico/sócio diretor tem ao tomar decisão de aceitar valores de um credenciamento (levando em consideração todos os custos envolvidos);
• caso durante as negociações a sustentabilidade a longo prazo esteja ameaçada, o médico gestor deve realizar  contra proposta, cedendo em outros tópicos (como entrega de resultados em prazo mais curto);
• investir em certificação de segurança e qualidade (PADI);
• oferecer boa experiencia de atendimento para o paciente através de equipe motivada e engajada;
• comprometer-se no atendimento mais ágil de casos urgentes;

Importante: Os valores de credenciamento se precificados abaixo do valor sustentável, dificilmente revertem ou são corrigido, mesmo quando a economia vai bem.

Esse erro causa dano não só para a clínica credenciada, mas também para toda especialidade naquela região por levar a referência dos preços para baixo.

Neste sentido, se após percebido o erro,  os valores não forem corrigidos, a clinica terá que suspender aquele atendimento se quiser se manter sustentável, criando situação desconfortável com a operadora.

Importante salientar também que para uma gestão de clínicas  eficiente, o reajuste anual é primordial e legal (lei 13.003), sendo assim ter o "jogo de cintura" nescessário para estar aberto a negociar mesmo diante de uma solicitação para redução de valores, eveitando assim um rompimento de contratos.

Justificativas para garantir o aumento:

• Sustentabilidade da clínica;
• Corrosão dos valores pela inflação;
• Aumento do custo dos equipamentos (alta do dólar);
• Custo elevado para manter a certificação de segurança e qualidade

2.Como crescer a gestão de clínicas de modo sustentável?

Para o médico empreender é fundamental buscar o conhecimento que não obteve no curso de medicina, pois apesar do objetivo social da clínica ser o de promover saúde, será necessário ela obter lucro para sobreviver.

Sendo assim, o médico gestor vai precisar:

• Dividir seu tempo entre trabalho e cursos de atualização na área médica e e na área de gestão, ou contratar/ formar um gestor especializado para comandar juntamente com ele;
• Contratar uma consultoria de gestão. Seja ela financeira e/ou operacional, abrangendo todos os setores da clinica;

Neste sentido, a consultoria SEMPRE é uma  opção sustentável, uma vez que o valor pago é uma fração do ganho que ela gera durante o período em que atua aperfeiçoando processos.

Uma vez tendo os processos estabelecidos e de forma mais eficientes,  para as equipes de colaboradores, esses ganhos serão permanentes valendo ainda mais a pena.

Um outro ponto de bastante relevância neste cenário é o de separar o que é valor gerado pelo atendimento do médico sócio diretor (que deve ser exatamente o valor que se ganha no mercado), do que é lucro da empresa, tendo a  consciência da importância do reinvestimento deste lucro na clínica.

O tradicional "fundo de emergência" aqui também deve ser considerado (com saldo garantido de pelo menos 03 meses),  pois em eventos como o da pandemia causada pela Covid-19, no qual despencou o numero de atendimentos, pode colocar em risco a sobrevivência da clínica.

Por vezes, até mesmo parte do valor que ser recebe pelo trabalho, pode ser reinvestido na clínica na forma de empréstimo.

Ou seja, se a clinica estiver bem estruturada (gerencialmente), o seu retorno no médio e longo prazo será maior que investimento em banco ou corretora.

O contact center

Além da qualidade do atendimento médico, um  dos primeiros passos gerenciais para o médico gestor é cuidar do contact center.

Isso porque ele é o centro de engajamento do paciente, uma vitrine, a porta de entrada dos pacientes.

Aqui é onde o relacionamento com o paciente começa e onde a clínica tem a chance de "fazer diferente", imprimindo uma experiência única na jornada de cada paciente.

Neste sentido, a gestão de clínicas precisa ter conhecimento profundo de sua estrutura e agilidade em seus processo, transformando um departamento reconhecimento como "centro de custos" para gerador de lucro.

Neste sentido, é importante:

• criar e aperfeiçoar processos de como atender todos os perfis de paciente;
• como proceder em caso de reclamação;
• ter software eficiente de gestão (específico para call center) integrado com o outros software de gestão da clinica;
• cursos de treinamento para a equipe;
• visando ganho de eficiência, a contratação de uma consultoria especializada,  cujo custo será pago com uma fração do aumento do faturamento proporcionado.

3.Como evitar perdas de faturamento devido as glosas e burocracias de pagamento?

O primeiro passo é garantir um software de gestão especializado e eficiente, que permita:

• automatização de processos de faturamento,
• indicadores econômicos financeiros e de produtividade.

Tão importante quanto o número de pacientes atendidos é o número de atendimentos que efetivamente são pagos em uma clínica.

Sem controle desse processo, as perdas são na média 10%, pois parte do que se deve receber pode ser perdido por:

• falta de preenchimento completo de dados,
• falta de integração entre o que é registrado no sistema da clínica com o que o convenio paga,
• atraso gerado pelo convênio

Isso porque, como os pagamentos atendidos são realizados fora da escala temporal (um pagamento mensal de uma operadora tem frequentemente atendimentos misturados de 3 ou mais meses) a chance de não se perceber a falta de pagamento (se não houver conferência) é muito grande.

A boa notícia é que atualmente, quase toda essa conferência pode ser feita via software!

Esse controle é importante pois, se 10% de perdas (mesmo se parcialmente for evitadas), é possível pagar o salário de colaboradores do faturamento e ainda sobrar para contribuir no pagamento de mensalidades de novas máquinas.

Sendo assim, fica claro que uma equipe bem treinada, reduz as perdas por glosas de 10% para menos de 1% .

4.Como evitar processos trabalhistas na gestão de clínicas?

Um passo importante visando evitar possíveis processos trabalhistas é a contratação de uma acessória jurídica especializada.

Além disso,  seguir rigorosamente todas as orientações legais desde o inicio da contratação, seja para funcionários seja para terceiros, observando:

• cumprimento do intervalo mínimo de horário de almoço,
• limites legais de jornadas de trabalho x descanso do colaborador;
• gerenciar sempre (através de cláusulas de contrato) e comunicação com gestor da empresa terceirizada, a fim de garantir vinculo trabalhista;
• memso com uma legistação complexa, ela é justa, sendo assim, basta segui-lá.

Aqui também fica uma outra dica. Estar dentro da lei e ser justo com a equipe é o primeiro passo para garantir uma equipe motivada e engajada.

5.Como evitar multas nos pagamentos de impostos?

Para garantir uma gestão de clínicas  saudável, a integração do software da contabilidade com o software da clínica é fundamental e evita erros.

Seguir as orientações de um especialista (advogado ou contador) com referência de modo a evitar riscos tributários pode fazer diferença na saúde da empresa.

Com a informatização da receita federal, municipal e estadual e o cruzamentos de dados , é praticamente impossível cometer erros no pagamento de impostos sem ser detectado.

Neste sentido, é recomendado atenção para evitar multas e impostos atrasados acumulados, que  no futuro possa atrapalhar todo o planejamento financeiro, gerando grande estresse ao empreendedor.

6.Como motivar e engajar sua equipe?

O que é mais importante, ter uma ideia genial ou ter uma equipe genial?

Construir uma equipe genial, focada na cultura de produtividade e de inovação de processos,  com certeza melhorará a  eficiência do negócio.

Neste sentido, criar e divulgar missão a visão e valores da clínica, e gerando um propósito para os colaboradores trabalharem (ex.: ajudar e cuidar de vidas) traz para perto, e faz com que estes se sintam parte.

Atrelado a isso, desenvolver um sistema justo de bonificação, considerando um organograma (com descrição de cargos e responsabilidades) também fortalecerá uma cultura orientada a resultados.

Além disso, o auxílio do software de gestão permitirá medir, extrair dados de produtividade de cada colaborador (com  diferentes percentuais) bonificando aqueles que atinjam as metas pré-estabelecidos de produtividade, assiduidade, comportamento, pró-atividade e inovação.

Estas são ações que auxiliarão ao médico gestor obter um bom clima organizacional, considerando é claro:

• ambiente físico para pacientes e colaboradores que seja seguro, limpo, iluminado, ventilado/climatizado e arquitetonicamente agradável;
• estimulo ao trabalho em equipe por um mesmo objetivo (ex.: atender com excelência o maior numero de pacientes);
• oferecer autonomia para tomada de decisões dentro de limites pré estabelecidos para qualquer colaborador inovar com ideias, mesmo que resulte em erros.

O papel da inovação

Quando falamos em gestão de clínicas, é importante considerarmos que na inovação um erro novo serve como aprendizado de um caminho novo que não deve ser mais seguido.

Erros antigos repetidos é claro, não trazem nenhum benefício para empresa e merecem revisão urgente do processo!

Desta forma, proporcionando oportunidade de aprendizado e de desenvolvimento (através de cursos e da cultura de compartilhamento) de conhecimento os colaboradores passam a tornar-se peças deste enorme ecossistema de forma natural.

Neste processo, é importante entender que a cultura de  “feedbacks”deve ser mantida, inclusive para os sócios diretores.

7.Como fazer gestão de clínicas  e preservar a qualidade de vida?

É importante conciliar a gestao do negócio considerando uma reservar de tempo diário para se dedicar a família, a cuidados de saude, a pratica de exercício fisico e a dormir de 7 a 9 horas por dia, pois nenhum ganho financeiro ou bem de consumo compensa a perda da saude.

A leitura e a atualização deve fazer parte desta rotina, e atualizações tanto em cursos técnicos da medicina, quanto nos focados em gestão.

Como garantir esse tempo quando o assunto é gestão de clínicas ?

Para ter esse tempo, o investimento em gestão para organizar a clinica é fundamental.

O medico é formado para exercer a medicina mas não é formado para gerir todos os demais processos não médicos.

Sendo assim, implementar um programa de qualidade de vida (por meio de um smart watch) ajudará a organizar todos os processos da clinica, abrindo oportunidade para solução de problemas crônicos e recorrentes.

Com isso, será possível ir até  a causa raiz dos problemas e criar novos processos, bem como a cultura de melhoria continuada.

A tranquilidade econômica só será alcançada na gestão de clínicas, por meio de uma gestão financeira eficiênte e orientada a sustentabilidade do negócio.

Considerações Finais

Para uma gestão de clínicas focada em performance e valor, invista maciçamente em gestão através de cursos e de consultorias, para poder ter:

• qualidade de vida,
• sustentabilidade econômica a longo prazo,
• equipe alinhada e estimulada e com cultura forte de resultados.

Com qualidade, segurança e inovação é pouco provavél que seu negócio venha cair em “armadilhas “ de forma a comprometer a sustentabilidade a longo prazo.