Estoque: como fazer uma gestão eficiente?

O estoque é um dos ativos mais importantes dentro de uma empresa. Dentro da área da saúde, em clínicas e hospitais ou até mesmo outros segmentos, a falta de suprimentos reflete a essência do negócio e a má gestão de estoque, comprometendo até a saúde do negócio.

Manter um estoque sem a gerência assertiva pode acarretar em danos como a perda de materiais, compras abusivas, roubos e consequentemente a perda de dinheiro.

Para manter o controle desse setor, as empresas costumam utilizar softwares, planilhas e até mesmo aplicativos SaaS (Software as Service).

Nesse conteúdo, vamos entender quais são as estratégias e recursos que as empresas podem utilizar para manter um bom gerenciamento de estoque.

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque deve ser realizada em negócios que lidam com estoques de produtos, sejam eles finais (produto) ou insumos.

Através dessa gestão é possível entender qual é a capacidade da empresa de organizar e controlar a quantidade de seus produtos e insumos. Além disso, a partir das necessidades de compra o seu estoque poderá fazer uma gestão eficiente, trazendo economia e sustentabilidade para a sua empresa.

Você sabe quanto o estoque vale para a sua empresa? 

Você já parou para pensar quanto capital você tem investido em seu estoque? Essa é uma pergunta que todos gestores deveriam fazer.

Manter uma equipe alinhada com as suas expectativas e com um mindset de inovação, fará sua gestão de estoque ser proativa, sustentável e prevenida.

Importância do estoque

Ter um estoque abastecido não é sinônimo de sucesso comercial, pelo contrário, ter um estoque abastecido sem gerencia simboliza um investimento paralisado.

Independente do tamanho da empresa e de seu estoque, é possível implantar metodologias e estratégias para que o seu gestor possa tomar as melhores decisões de compras, negociações e armazenamento dos seus produtos e insumos.

Essa gestão eficiente permitirá que a sua empresa cometa menos erros na compra de materiais desnecessários, perdas, prazos e até mesmo nas gestões de crise.

Portanto, separamos algumas dicas para que o seu estoque consiga ser eficiente.

Entradas e saídas de materiais do estoque

É importante escolher um sistema de gestão de estoque para conseguir controlar todas as entradas e saídas de materiais. Isso ajudará seu gestor a controlar as quantidades e datas para próximas compras.

Além disso, é possível utilizar metodologias de gestão para que esse controle seja mais assertivo. Um exemplo é a metodologia PEPS. 

Metodologia PVPS

Essa metodologia consiste em "Primeiro que vence,  é o primeiro a sair", por isso a sigla PVPS. Essa estratégia garante que os itens que possuem o vencimento próximo, sejam utilizados primeiro, evitando que os produtos e insumos se tornem obsoletos.

Esse é uma das metodologias mais utilizadas por empresas de todos os ramos. Com o aumento recorrente do valor de insumos, essa estratégia garante que você possa valorizar seu estoque ao preço de mercado, já que os itens são adquiridos recentemente.

Outras metodologias podem ser utilizadas, mas é importante avaliar qual delas se encaixa com a cultura da sua empresa.

Just in time

O Just in time é uma metodologia que visa reduzir os custos e para isso o estoque é reduzido à quantidade exata que consegue atender as demandas.

Entretanto, essa é uma estratégia que precisa de acompanhamento rigoroso por parte da gestão para evitar que se perca boas oportunidades de compra por não ter um estoque eficiente.

Esse é um dos pecados mais cometidos em estoques, quantidade de produto x espaço de armazenamento.

Armazenamento

Quando falamos em armazenamento de estoque, precisamos falar sobre organização. 

Além de manter o software escolhido para atualizar os dados de seus insumos, é preciso levar literalmente ao pé da letra o que chamamos de organização. Deixar os materiais distribuídos por segmentos e uso, facilita o dia a dia.

Por exemplo:

Se o seu gestor sabe que o material X possui maior saída, ele deve deixá-lo em um local de fácil acesso para retirada e reposição.

Além disso, nomear todos os produtos nas prateleiras, gavetas ou caixas ajuda a otimizar o tempo de busca. Isso ajuda o seu gestor ou funcionário a usar o tempo que gastaria procurando determinado material com outras atividades.

Falamos sobre a organização física dos insumos, mas não podemos deixar de falar da identificação numérica. É interessante etiquetar os materiais e adicionar a tag de leitura, com código de barra, isso facilita no momento de dar saída das mercadorias.

Curva A, B e C

A curva A, B e C também pode ser considerada uma estratégia útil para a manutenção do estoque. Elas são divididas em giro, faturamento e lucratividade.

Itens do tipo A: são itens de muito valor para a empresa, eles podem não representar volume, mas são responsáveis por gerar o lucro maior. São aqueles itens que precisam de controle absoluto;

Itens do tipo B: são os itens de valor médio, precisam de controle, mas não é tão rigoroso quanto o A. No entanto, é preciso controlar a sua quantidade, visto que são itens mais numerosos;

Itens do tipo C: são os menos valiosos, já que não causam tanto dano para a empresa. São aqueles itens utilizados em situações não tão corriqueiras e que precisam ter uma pequena quantidade no estoque.

As curvas ajudam a reduzir quantidades de materiais desnecessários e colabora com a sustentabilidade do negócio, já que reduzir as compras traz mais saúde financeira.

Gestão de crise e visão de mercado

O estoque inteligente é aquele que consegue ter uma ampla visão do mercado, tanto sobre os valores de cada mercadoria, quanto no relacionamento com os fornecedores.

Saber a hora de comprar alguns materiais e insumos, pode ser crucial para a sustentabilidade do seu negócio.

Tenha planejamento. Quando o gestor possui planejamento estratégico, nenhum insumo faltará em suas prateleiras e os pedidos de compra são feitos sempre no momento certo.

Além disso, o bom relacionamento com fornecedores ajudará seu negócio a atravessar as crises de escassez de material. Isso facilitará as negociações de valores de compra, fazendo o seu negócio sair na frente.

Portanto, sempre estude o mercado. Busque entender porque os materiais aumentaram de preço, se o motivo é a escassez de matéria prima, se o preço da matéria prima aumentou, se há greves acontecendo e entre outros. Muitos fatores podem afetar o valor final do produto.

O mindset de inovação fará o seu negócio alavancar e o seu estoque atingir a eficácia e eficiência.