Gestão de estoque: como atravessar as crises?

A gestão de estoque é capaz de ajudar as empresas a reduzir os impactos da falta de materiais e suprimentos do mercado mundial e a aplicar planos de ação mais ágeis e eficazes.

Muitas vezes, principalmente o mercado da área da Saúde, sofre com a falta de medicamentos que são necessários para o funcionamento das clínicas e hospitais.

E como o gestor de estoque deve agir para atravessar os momentos de crise com a falta de algum material? 

Antes, vamos entender a importância de manter uma boa gestão de estoque.

Gestão de estoque

Uma gestão de estoque eficiente é aquela que  consegue resolver rapidamente suas necessidades de compras, atua na redução de perdas por vencimentos e sabe como negociar com seus fornecedores.

Ter total controle sobre o seu estoque, principalmente na gestão de clínicas, fará com que ele seja mais eficiente e econômico.

Estabelecer processos e metodologias ajudará a padronizar as informações. Procure entender quais metodologias mais se encaixam com a cultura e organização da sua empresa.

Existem algumas estratégias simples que o gestor de estoque pode seguir para atravessar as crises.

Gestão de estoque: cadastro de itens em sistema

Pode parecer banal ou até obvio a necessidade do cadastro de itens em sistema, mas este ainda é um erro comum nas pequenas empresas.

É importante que o gestor de estoque saiba quais são os itens e quantidades de cada material.  Esse controle rígido, ajuda na eficiência e  influência no próximo tópico que iremos tratar que é o planejamento de compras.

Além disso, o controle rígido das quantidades e entradas e saídas, é essencial para a saúde do seu estoque. Faça contagens e atualizações periodicamente e determine que a cada X dias você atualizará esses dados.

Organização é a base de tudo!

Portanto, até mesmo a forma como você armazena os seus materiais pode te ajudar a manter o controle.

Planejamento de compras

A partir do controle de cada material, com suas datas de vencimento e quantidade de consumo por períodos, você pode criar planos de ação para cada tipo de demanda.

Vamos a um exemplo de uma clínica de Diagnóstico por Imagem:

Se você sabe que o setor de Tomografia Computadorizada consome X quantidade de medicação Y, dentro de 15 dias, você pode criar um plano de ação específico para esse setor.

Isso ajuda a prever, em média, quando faltará a medicação. Dessa forma, seu estoque consegue determinar a data de solicitação do material ou medicação, X dias antes, evitando a escassez.

Bom relacionamento com fornecedores

Existem alguns produtos que não podem faltar nas prateleiras dos estoques. Mas, além da organização, cadastro de itens e total conhecimento de ponta a ponta sobre o que seu estoque oferece, é preciso ter um bom relacionamento com seus fornecedores.

Um fornecedor não pode ser escolhido somente porque consegue entregar o melhor valor de mercado, mas sim porque possui qualidade em seus produtos, entrega rápida, boas condições de pagamento, entre outros.

É importante ponderar para cada tipo de material, qual característica possui maior relevância. Às vezes você precisará priorizar os prazos de entrega, e isso pode lhe custar um pouco mais que o valor do fornecedor mais em conta.

É nesse momento que o gestor precisa se questionar: qual a minha prioridade?

Falaremos a seguir sobre uma estratégia utilizada pela Clínica Mega Imagem, diante de uma crise recente que a área da saúde tem enfrentado. A falta de contraste a base de iodo para a Tomografia Computadorizada.

Case de sucesso na gestão de estoque eficiente

Com objetivo de homologar mais opções de contraste para exames de tomografia e ressonância para o ano de 2022, a equipe da Enfermagem liderada pela Paula Camargo, com a equipe médica e o gestor de estoque Ederson Adenor começou a pesquisar novos fornecedores.

Foi criado um grupo para homologação dos itens onde foram discutidas as possibilidades e fabricantes que existem no mercado.

Após esse processo, foram trazidas amostras dos contrastes tanto para exames de ressonância como de tomografia.

O fornecedor enviou todo o descritivo do produto e da forma de utilização, analisado pela  equipe técnica e liberado para utilização seguindo todos os  protocolos de segurança da clínica.

A equipe obteve excelentes resultados de imagem analisados pelos biomédicos, médicos e por médicos solicitantes.

Em janeiro de 2022, devido ao bom relacionamento com os seus fornecedores o estoque recebeu algumas informações de que poderia haver a falta do contraste no mercado, devido à pandemia que afetou a produção global nos materiais utilizados para produzir o contraste para Tomografia.

Um acordo de compra estava firmado para o período de 6 meses, porém em fevereiro quando a equipe buscava renovar os acordos houve um desabastecimento nos fornecedores. A garantia foi somente para os contrastes para exames de ressonância, e nesse momento iniciou-se a gestão de crise para esse material.

A implantação

A equipe decidiu visitar duas feiras muito importantes na área de saúde,  JPR e a Feira Hospitalar, onde  foi possível estreitar o contato com alguns parceiros buscando alternativas para atenuar a falta do medicamento.

Ainda sim, houve grande dificuldade para compra do insumo, foi necessário cadastrar  novos fornecedores e diminuíram a agenda da Tomografia Computadorizada durante algumas semanas.

Depois de muita negociação e insistência, foi estabelecido um acordo com o contraste homologado até o final do ano,  garantindo atendimento dos pacientes e sem afetar a sustentabilidade da empresa.

Um trabalho que foi árduo e por muitos classificados com quase impossível, porém o resultado superou qualquer expectativa. Hoje alguns hospitais e concorrentes já estão há meses sem contraste, talvez por não conseguirem implantar a gestão de estoque eficiente.

Economia

Até o momento a empresa conseguiu economizar cerca de R$ 57.000,00 (primeiro semestre de 2022) comparado ao último valor pago na unidade do contraste. E como a tendência é de que o contraste a base de iodo volte bem inflacionado após a crise, os resultados serão ainda mais expressivos.

A gestão inteligente proporciona ainda que a empresa possa manter sua sustentabilidade e continue seus fluxos de atendimento, mantendo o cliente sempre satisfeito.

Atravessando a crise

Portanto, vemos que se algumas medidas tomadas em conjunto não fossem adotadas pelo gestor de estoque da Mega Imagem, hoje a clínica não estaria à frente de seus concorrentes e até mesmo de hospitais com os estoque abastecidos de contraste.

Além de conhecer seus produtos e ter um software para manter o controle do estoque, é necessário o bom relacionamento com fornecedores.

Nesse case, o relacionamento e a persistência trouxe frutos positivos para a clínica. E esses bons resultados vão muito além dessas dicas que separamos hoje, é preciso entender e estudar sobre algumas técnicas de negociação.

Não tenha medo de investir em um estoque inteligente e de capacitar seu gestor, somente assim você terá sempre a sustentabilidade de sua empresa garantida.

Ficou interessado em melhorar a Gestão do Estoque? Entre em contato conosco, clicando aqui   e busque por Ederson Silva, nosso consultor responsável pelo Case acima.